Abrir y guardar hojas de calculo
Para abrir una hoja de cálculo existente en el espacio de trabajo del usuario, debe ir al menú Archivo
/ Abrir, o bien desde el botón Abrir archivo de la barra de herramientas o utilizar la combinación de
teclas CTRL. + O. Con esto se abre el cuadro de diálogo Abrir, desde donde debe seleccionar el archivo y luego presionar el botón Abrir
Si se quiere crear una nueva hoja de cálculo, se debe acceder a la opción Nuevo del menú Archivo y
seleccionar Hoja de cálculo
Cuando se tiene más de una hoja de cálculo abierta, se puede acceder a ellas a través de la barra de
tareas, donde se encuentran visibles. Para pasar de una hoja de cálculo a otra sólo debe hacer clic
sobre la ventana minimizada en dicha barra, o a través del menú Ventana y pulsar sobre el nombre
del archivo que quiere visualizar.
Para guardar una hoja de cálculo a la que se le ha realizado modificaciones, debe pulsar Guardar en
la barra de herramientas o desde el menú Archivo. Para utilizar un nombre o ubicación diferente,
debe seleccionar la opción Guardar como
También tiene la posibilidad de guardar la hoja de cálculo en un formato distinto, para esto, debe
seleccionar el formato requerido en la lista Tipo de archivo del cuadro de dialogo Guardar como
Por defecto todas las hojas de cálculo creadas con OpenOffice Calc se guardan en el formato propio de OpenOffice.org Calc es Open Document Format Hoja de cálculo y tiene la extensión ".ods".
Si tiene más de un documento abierto aparecerá en el menú Archivo la opción Guardar todo, que permitirá guardar todas las hojas de cálculo abiertas de una sola vez. También puede cerrar todos los archivos de una vez, incluida la aplicación Calc, y salir completamente. Para ello debe dirigirse a la opción Terminar del menú Archivo
Salir de OpenOffice Calc
En este sección deberemos las distintas formas de salir de OpenOffice.org Calc, comenzaremos
utilizando la manera mas segura y estandarizada para salir de Calc y es a través de la barra de menú,
pulsando clic en la opción Archivo del menú y luego pulsamos clic en la subopción Terminar, una
vez completada la secuencia de comandos antes mencionada tendremos la aplicación terminada por
completo, si no tuviéramos guardada la planilla en uso se nos presentará el siguiente cuadro de
dialogo:
en donde podremos elegir el futuro de nuestra planilla, podremos guardarla, rechazarla o bien cancelar la acción de terminar la aplicación.
También podremos salir de Calc pulsando clic en el botón de cerrar de la ventana principal de Calc,para mejor esta acción pasamos a mostrar el botón:
aquí sucederá lo mismo que en el caso anterior, si llegaríamos a tener la planilla sin guardar se preguntará por el destino de la misma.
Por último veremos la manera de salir de Calc a través de una combinación de teclas, la combinación es: Alt+F4. La combinación anterior es valida para todas las aplicaciones.
Edición y formato de celdas
Modificar o eliminar contenido de una celda
Para modificar el contenido de una celda, es posible realizar alguna de las siguientes operaciones:
• Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratón
• Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2
Al realizar alguna de estas operaciones, es posible editar el contenido de la celda. Con las teclas de
dirección puede desplazarse por el contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un
clic de ratón. Una vez realizadas las correcciones pulse la tecla Enter.
Para eliminar el contenido completo de una o más celdas, una vez seleccionada(s), pulse la tecla
Supr o Delete, luego de esto el contenido de la celda será eliminado.
Cortar, copiar y pegar datos
Con OpenOffice Calc puede copiar o cortar (mover) celdas desde y hacia cualquier otra celda, hoja
de calculo, libro de OpenOffice Calc u otra aplicación.
Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene
los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción
cortar borra los datos de la ubicación de origen. Estas operaciones pueden ser hechas con la técnica
de arrastrar y colocar.
Para cortar o mover datos usando arrastrar y colocar, seleccione el rango de origen, sitúe el puntero
del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, haga un clic de ratón, y sin soltar el botón,
arrastre el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que desee. Para copiar datos es lo
mismo, pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla
control mientras se arrastra el bloque seleccionado.
También puede cortar o copiar datos a través del portapapeles, así, mientras los datos no se peguen,
se mantienen en un espacio de memoria (llamado Portapapeles). Para cortar o copiar datos debe
seleccionar el rango (las celdas), y posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las
siguientes opciones:
• Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición.
• Seleccionar el comando Cortar o el de Copiar del menú Edición desde el menú contextual que
aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada.
• Hacer clic en el botón cortar o copiar, de la barra de herramientas estándar.
• Presionar las tecla CTRL y la letra X, para cortar, o bien, la letra CTRL y la C, para copiar.
Para pegar los datos copiados o cortados, no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta
con seleccionar la primera celda del rango, y luego presionar las teclas CTRL y la letra V, o ir al
comando Pegar, desde el menú editar o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con
el botón derecho en el lugar donde se desea dejar los datos del portapapeles.
Pegado especial
También puede hacer un pegado especial de los datos copiados o cortados. Esto es útil en caso que
NO desee copiar la celda con toda su información (tanto datos, como los diversos formatos aplicados a las celdas), como lo hace la operación de pegado tradicional.
Puede seleccionar la opción Pegado especial ... desde el menú Editar o desde el menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón derecho en el lugar donde dejará los datos del portapapeles. Al pegar datos con pegado especial
Desde el cuadro de diálogo pegado especial puede realizar las siguientes accione:
En Selección: se indica qué información o propiedades de las celdas quiere pegar (toda la celdas, sólo el formato, sólo los número sin formato, etc.).
En Operaciones: Si las celdas de destino y de origen contienen datos numéricos, y en la sección
Desplazar celdas está marcada la opción No desplazar, entonces puede definir una operación matemática a realizar entre las celdas de ambos rangos (origen y destino).
En Opciones: Se pueden indicar las siguientes acciones:
• Ignorar celdas vacías: En el área de pegado, no se pegarán las celdas en blanco que existieran en el área de origen.
• Trasponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas.
• Vincular: Introduce en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de destino.
En Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la selección.
Asignar formato a una celda
Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.
Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24601 y pulsa la tecla <Enter> para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01.
Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el numero no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos: ###########
Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos.
Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y desde el menú Formato, ejecute el comando Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Atributos de celda
Desde la sección Números de este cuadro, puede asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).
Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Atributos de celda permite realizar modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:
• En Fuente, puede seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números que ha insertado en las celdas seleccionadas.
• En Efectos de fuentes, puede escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas.
• Desde Alineación, puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados.
• En Borde puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor, estilo, posición, etc.
• En Fondo, puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas
Aplicar autoformato
Para darle un formato atractivo a las celdas de forma más fácil, puede utilizar la herramienta de formateado automático. Para empezar, seleccione el área de datos a la que le quiere aplicar un formato (el área mínima a la que le puede aplicar un formato es de 3 filas por 3 columnas), luego, en la barra de menú vaya a Formato y seleccione AutoFormato.
El botón Opciones permite elegir qué características de formato quiere aplicar:
• Formato numérico. Para que los datos de la celda a aplicar el formato siga siendo de tipo numérico.
• Bordes. Conserva los bordes que haya definido para nuestras celdas.
• Fuente. Si marca esta opción el tipo de letra no se alterará al aplicar el formato.
• Modelo. Marcar esta opción mantendrá el modelo de imagen original.
• Alineación. Si ha seleccionado previamente una alineación centrada, a la izquierda o a la derecha ésta no se cambiará.
• Ajustar ancho/alto. Por defecto, cuando aplica un formato automático se produce un ajuste automático de las filas y columnas al ancho y al alto. Marque esta opción si no quiere que se produzca este ajuste.
Pulse Aceptar para que se aplique el formato.
Si no hay algún formato automático que se ajuste a sus necesidades, podrá crear su propio formato desde el botón Añadir del cuadro de diálogo Formato automático. El área de datos mínima para poder crear un formato automático es de 4 filas por 4 columnas.
Manejo de filas y columnas
Insertar filas, columnas y celdas
Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. Al insertar una fila o una columna, primero debe ubicarse en la celda donde desee hacer la inserción.
La fila se insertará sobre la fila de la celda seleccionada y la columna se insertará a la izquierda de la columna de la celda seleccionada. Para insertar una fila o una columna usted puede seguir cualquiera de estas opciones:
• Hacer clic derecho sobre la primera columna de la hoja de cálculo (la columna de numeración de filas) y, desde el menú contextual, seleccionar Insertar filas o Insertar columnas.
• Ir a menú Insertar y seleccionar submenú Filas o Columnas.
• Desde la barra de herramientas lateral izquierda, haga clic sobre el botón Insertar celdas y manténgalo presionado hasta que aparezca el menú. Seleccione allí Insertar filas o Insertar columnas.
Si desea insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos hasta que dejen espacio a la nueva selección, entonces, una vez realizada la operación de Cortar o Copiar, posicione el cursor en el lugar en el que desea insertar la selección y seguidamente realice una de las siguientes operaciones :
• Seleccione desde el menú Insertar, el comando Celdas...
• Pulse el botón derecho del ratón, y desde el menú contextual, seleccione Insertar celdas...
Tras realizar esto, aparecerá el cuadro de dialogo Insertar celdas , en el cual debe elegir una de las cuatro opciones disponibles y hacer clic en el botón Aceptar.
Para borrar una fila o columna, no basta con seleccionarla y pulsar la tecla suprimir, ya que esta acción sólo borra el contenido de las celdas, pero la fila o columna que contienen a esa celda se mantienen. Para borrar una o varias filas o la columnas completamente, usted debe:
• Seleccionar la fila, haciendo clic sobre su número, o columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado.
• Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción borrar filas o borrar columnas, según corresponda.
Como alternativa encontrará en la barra de menú Editar la opción Borrar celdas, que elimina la fila o columna que tenga seleccionada.
Modificar el tamaño de filas y columnas
Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los datos quedarán ocultos.
Para cambiar el tamaño de una fila, acerque el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A continuación sitúe el cursor en la unión de dos filas o dos columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Luego presione sin soltar el botón del ratón y arrástrelo hasta el alto de fila o ancho de columna que desee.
Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el menú Formato, elija el comando Fila o columna y en el siguiente menú desplegable Altura... o Ancho ... Tras esto aparecerá un cuadro de dialogo (ver Figura 13) que pide el valor de la altura de la fila o el ancho de columna según
corresponda.
Cuando comienza a trabajar con una hoja nueva, todas las filas y columnas poseen el mismo ancho y alto predefinido. Este valor puede ser configurado según sea su necesidad, de modo que al crear una nueva hoja todas las celdas tengan el ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este cambio una vez que haya introducido datos en la hoja de cálculo, en este caso el cambio afectará a todas las celdas que no hayan sido ajustadas previamente.
Para establecer el ancho (columna) o alto óptimo (fila), acceda al menú Formato y seleccione el comando Columnas o bien Filas, eligiendo posteriormente Ancho Óptimo ... o bien Alto Óptimo ...,según corresponda.
Ocultar y mostrar filas o columnas
OpenOffice Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque existan, pueden que no estén visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna debe seleccionarla y luego desde el menú Formato, seleccionar Fila o Columna y elija Ocultar.
Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo.
Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y luego acceda al menú Formato, seleccione el comando Filas o Columnas y elija Mostrar.
Proteger celdas
Para proteger una o varias celdas de posibles modificaciones, seleccione Atributos de celda desde el
menú Formato Celda y allí acceda a la sección Protección de celda, en esta sección dispone de
distintas opciones para proteger los datos de celdas y columnas seleccionadas.
Para convertir un área de celdas no protegida en un área protegida desde esta ventana, realice lo siguiente:
• Seleccione las celdas.
• A continuación seleccione la casilla de verificación Protegido.
• Para terminar, abra el menú Herramientas Proteger documento Hoja de cálculo.
El área que anteriormente podía editarse está ahora protegida. La protección de la hoja afecta también al menú contextual de las pestañas de hoja situadas en la parte inferior de la pantalla. No será posible seleccionar las órdenes Borrar y Desplazar/copiar.
Uso de fórmulas y funciones
Barra de fórmulas
En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos y también fórmulas.
Cuando se introducen datos en una celda estos datos aparecen en la celda activa y en la Barra de
Fórmulas,
Para ingresar una fórmula debe escribir como primer carácter de la celda un signo igual ("="), lo que siga a continuación de ese signo, debe ser una expresión matemática válida, ya sea formada a partir de las operaciones básicas (+,,/, x) o de funciones.
Dentro de la barra de fórmulas existen 3 iconos:
• Piloto automático de funciones: Este icono activa el asistente para funciones, que le permite utilizar funciones matemáticas de diferente índole dentro de la hoja de cálculo.
• Aplicar: Es el botón con la marca de verificar verde de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda.
• Rechazar: Este icono restaura el contenido de la celda a su valor inicial. De este modo no se introducen los datos y la celda mantendrá el valor anterior.
Función para calcular el promedio
La función promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmética de una serie de números (por ejemplo las notas de una asignatura).
La función se introduce del siguiente modo: =PROMEDIO(n1;n2;…n). El rango de datos que va entre los paréntesis, y sobre el que se va a calcular el promedio (parámetros), son ingresados automáticamente al seleccionarlos con el ratón.
Función para calcular mínimos, máximos y contar
OpenOffice Calc permite, de una forma automática, hacer varios cálculos estadísticos sobre los datos de los que dispone, así por ejemplo, se pueden utilizar las siguientes funciones:
• Máximo. Calcula el valor más alto dentro de una lista de datos numéricos. Su sintaxis es la siguiente: =MÁX(Núm1; Núm2;…) Puede pasarle como argumento a esta función una lista de números, la referencia a celdas o un rango, y devolverá el valor más alto.
• Mínimo. Sirve para lo contrario que la función anterior. Da como resultado el número menor de una serie. =MÍN(Núm1;Núm2;…) Puede pasarle como argumento a esta función una lista de números, la referencia a celdas o un rango, y devolverá el valor más bajo.
• Contar. Esta función entrega la cantidad de números que contiene un rango. Es importante recordar a la hora de utilizar esta función que SOLO tiene en cuenta las celdas que contienen números, ya que, de contener texto u otro tipo de datos las pasa por alto. =CONTAR(Valor1; Valor2;…)
Funciones anidadas
Con OpenOffice Calc es posible introducir una función dentro de otra y utilizar el valor resultante de una función como parámetro de otra. El orden de preeminencia por el que se llevarían a cabo los cálculos sería de dentro hacia fuera, el más anidado sería el que primero se calcularía, y la primera de las funciones la última.
A continuación se muestra un ejemplo en el que se anidan dos funciones, la de suma y la de promedio. El objeto de esta fórmula es sumar un rango de celdas y a la propia suma añadirle además el promedio de este rango:
=SUMA(PROMEDIO(A1:A10);A1:A11)
En primer lugar se resuelve el promedio del rango y a continuación se le suma el rango.
Crear gráficos
Pasos a seguir en la creación de gráficos
Para crear un gráfico con OpenOffice Calc, debe seguir los pasos que se describen a continuación:
Paso 1. Marque el área que contiene los datos que desea representar en un gráfico.
Paso 2. En la barra de menú elija Insertar y luego Diagrama...
Paso 3. Se abrirá la ventana AutoFormato diagrama.
En esta ventana encontrará una serie de opciones:
• Área. En este campo se introduce el rango de datos que se representará gráficamente. Si ha seleccionado previamente el área de datos, este campo ya aparecerá relleno.
• Primera fila como título. La primera fila de la selección servirá como etiqueta del rango de datos.
• Primera columna como título. Utiliza los datos de la columna de la izquierda de la selección como etiquetas para el área de datos.
• Resultados en la tabla. Aquí se especifica dónde desea situar el diagrama. Puede elegir entre cualquiera de las hojas que ya contiene la hoja de cálculo o bien en una hoja nueva.
Paso 4. Luego pulse Avanzar y pasará a la ventana de la Figura 19, donde debe elegir el tipo de diagrama.
Paso 6. Pulse Avanzar para llegar al último paso de la creación de una gráfica
Menú - Insertar y se despliega una lista de opciones damos clic en Imagen le damos clic, entonces nos muestra la opción a partir de archivo, damos clic y buscamos y podremos elegir cualquier imagen
Botón Office
Barra de Acceso Rapido
